1.  Nazwa
2.  Cele
3.  Prawa
4.  Członkostwo
5.  Składka członkowska
6.  Walne zgromadzenia (zebranie wszystkich członków i doroczne walne zgromadzenie)
7.  Zarząd
8.  Finanse
9.  Zmiany w konstytucji
10.Zamknięcie organizacji




1.NAZWA
Nazwa organizacji to Polonia Nottingham (PN)

2.CELE
Podstawowym celem organizacji jest:
2.1.Pozytywne działanie na rzecz osób polskiego pochodzenia, mieszkających w regionie East Midlands, ze szczególnym naciskiem na miasto Nottingham, w celu wspierania ich integracji ze społecznością oraz poprawy warunków i poziomu życia.

Inne cele to:
2.2.Integrowanie środowiska polonijnego, pielęgnowanie tradycji polskiej i kultury polskiej
2.3.Udzielanie informacji o podstawowych kwestiach związanych z życiem w Wielkiej Brytanii
2.4.Udzielanie informacji o Polsce i kulturze polskiej innym narodowościom
2.5.Organizowanie pomocy osobom potrzebującym

Organizacja jest zobowiązana do przestrzegania zasady równouprawnienia dla wszystkich i oczekuje się od każdego z członków działania zgodnego z tą zasadą.

3.PRAWA
Na drodze osiągnięcia wyznaczonych celów organizacja ma prawo do:
3.1.Organizowania lub przeprowadzania badań
3.2.Doradztwa
3.3.Publikowania lub udostępniania informacji
3.4.Współpracy z innymi grupami i organami
3.5.Gromadzenia funduszy (ale nie w znaczeniu opodatkowanego handlu)
3.6.Zatrudniania i opłacania pracowników (którzy nie mogą być członkami zarządu)
3.7.Innych czynności w zakresie prawnym, które działają na rzecz lub pomagają wspierać cele.

Organizacja nie ma uprawnień do pośredniczenia w poszukiwaniu zatrudnienia, sprzedaży i wynajmie nieruchomości.

4.CZŁONKOSTWO
4.1.Pełne członkostwo jest dostępne dla każdej osoby, która ma ukończone 18 lat, mieszka w regionie działalności organizacji oraz identyfikuje się z nią i wspiera jej cele. Roczne członkostwo zostanie przyznane w momencie zapłacenia wpisowego. Każdy pełnoprawny członek ma prawo do jednego głosu na walnych zgromadzeniach.
4.2.Niepełne członkostwo jest dostępne dla osób poniżej 18 roku życia, wspierających cele organizacji. Roczne członkostwo zostanie przyznane w momencie zapłacenia wpisowego. Członkowie niepełni nie mogą kandydować do Zarządu oraz nie mają prawa do głosowania na walnych zgromadzeniach, ale mogą zostać poproszeni o przedstawienie swoich przemyśleń i oceny sytuacji, które są dla nich znaczące i z nimi związane.
4.3.Z członkostwa można zrezygnować w każdej chwili.
4.4.Zarząd ma prawo do wypowiedzenia członkostwa w uzasadnionych sytuacjach, natomiast każdy z członków, któremu wypowiedziane zostało członkostwo ma prawo przedstawić swoją sprawę na walnym zgromadzeniu zanim zostanie podjęta ostateczna decyzja.
4.5.Zarząd jest zobowiązany do przechowywania listy członków organizacji.

5.SKŁADKA CZŁONKOWSKA
5.1.Wszyscy członkowie są zobligowani do zapłaty symbolicznej, rocznej składki członkowskiej określonej do 1 października każdego roku przez zarząd i zaakceptowanej na walnym zgromadzeniu.
5.2.Członkowie są zobligowani do zapłaty składek członkowskich do 31 grudnia.
5.3.Nowi członkowie są zobowiązani do zapłaty składek w momencie aplikowania o członkostwo.
5.4.Nie zapłacenie składki członkowskiej w czasie jest równoznaczne z wygaśnięciem członkostwa.
5.5.Składki członkowskie nie będą zwracane w przypadku rezygnacji z członkostwa.
5.6.Składki członkowskie będą przeznaczane na koszty operacyjne organizacji i na cele różnych imprez.

6.WALNE ZGROMADZENIE
6.1.Członkowie są informowani o walnym zgromadzeniu z 14-dniowym wyprzedzeniem, włączając doroczne walne zgromadzenie. Indywidualne informacje mogą być wysyłane do członków lub informacja może być ogłoszona w miejscu publicznym odstępnym dla wszystkich członków.
6.2.Walne zgromadzenie może być zwołane w każdym czasie gdy ogłosi je zarząd lub gdy pięciu członków zwróci się z prośbą na piśmie do zarządu.
6.3.Przewodniczący zarządu, lub w razie jego nieobecności inna osoba wybrana na spotkaniu, prowadzi każde walne zgromadzenie.
6.4.Żadna decyzja nie może być podjęta na walnym zgromadzeniu, jeśli Ne uczestniczy w nim co najmniej 1/3 członków. Jeśli co najmniej 1/3 członków nie jest obecna walne zgromadzenie może zostać odroczone o co najmniej 14 dni.
6.5.Każde pytanie na każdym walnym zgromadzeniu członków jest rozstrzygane większością głosów członków obecnych na spotkaniu. W przypadku równego rozłożenia głosów drugi głos lub głos rozstrzygający ma przewodniczący spotkania.
6.6.Doroczne walne zgromadzenie członków zwoływane jest we wrześniu każdego roku kalendarzowego, aby wypełnić następujące zadania:
6.6.1.Złożyć raport zarządu i rachunki za miniony rok.
6.6.2.Wybrać przewodniczącego, skarbnika i sekretarza na kolejny rok.
6.6.3.Wybrać pozostałych członków zarządu na kolejny rok.
6.6.4.Rozstrzygnąć wszelkie inne sprawy, które zarząd lub członkowie chcą rozstrzygnąć i które przewodniczący jest gotowy zaakceptować jako słuszne zadanie na doroczne walne zgromadzenie.
6.7.Nadzwyczajne walne zgromadzenie musi być zwołane w maju 2008, aby wypełnić następujące zadania:
6.7.1.Wybrać przewodniczącego, skarbnika i sekretarza na sześć miesięcy aż do pierwszego dorocznego walnego zgromadzenia we wrześniu.
6.7.2.Wybrać pozostałych członków zarządu na sześć miesięcy aż do pierwszego dorocznego walnego zgromadzenia we wrześniu.
6.7.3.Ustalić wysokość składki członkowskiej.

7.ZARZĄD
7.1.Zarząd jest odpowiedzialny za kierowanie organizacją i spotyka się tak często, jak jest to wymagane, jednak nie rzadziej niż dwa razy do roku.
7.2.Zarząd składa się z co najmniej trzech a maksymalnie ośmiu członków organizacji.
7.3.Żadna decyzja nie może zostać podjęta na spotkaniu Zarządu, jeśli nie są obecni przynajmniej trzej jego członkowie.
7.4.Każda decyzja na spotkaniu Zarządu jest podejmowana większością głosów obecnych na spotkaniu członków. W przypadku równej ilości oddanych głosów, przewodniczący spotkania ma drugi, rozstrzygający głos.
7.5.Członkowie Zarządu wybierani są na roczną kadencję podczas Dorocznego Walnego Zebrania, pełnią oni swoje funkcje w Zarządzie do końca Dorocznego Walnego Zebrania w kolejnym roku. Członkowie Zarządu mogą być ponownie wybrani.
7.6.Kandydat, który startuje w wyborach do Zarządu organizacji:
7.6.1.Był członkiem organizacji od przynajmniej roku (za wyjątkiem wyborów, które odbędą się we wrześniu 2008 roku, kiedy to kandydat ma obowiązek być członkiem organizacji od przynajmniej trzech miesięcy)
7.6.2.Uzyskał poparcie przynajmniej dwóch członków organizacji
7.6.2.1.Mówi biegle po polsku
7.6.3.Poinformował Przewodniczącego organizacji na piśmie, przynajmniej 14 dni przed datą Dorocznego Walnego Zebrania organizacji o chęci kandydowania do Zarządu.
7.7.Każdy kandydat może wycofać się z kandydowania w wyborach, nie później jednak niż 24 godziny przed godziną rozpoczęcia wyborów. Rezygnacja musi być dostarczona Przewodniczącemu organizacji na piśmie.
7.8.Członkowie Zarządu wybierani są w głosowaniu tajnym, większością głosów oddanych przez obecnych podczas wyborów członków organizacji.
7.9.W przypadku rezygnacji jednego z członków Zarządu z pełnionej funkcji w trakcie jego kadencji, Zarząd ma prawo do nominowania innego członka organizacji na zwolnione miejsce. Nominowany członek ma takie same prawa do głosowania, jak jego poprzednik oraz pełni przekazaną mu funkcję w Zarządzie do czasu kolejnego Dorocznego Walnego Zgromadzenia.
7.10.Członek Zarządu może zostać pozbawiony swojej funkcji, w przypadku gdy wszyscy pozostali członkowie Zarządu wyrażą na to zgodę. Rozważany członek Zarządu musi otrzymać możliwość przedstawienia swojej sprawy, zanim ostateczna decyzja zostanie podjęta.
7.11.Zarząd może nominować grupy projektowe. Grupy projektowe muszą zawsze składać sprawozdania do zarządu tak często jak to jest możliwe.
7.12.Zarząd ma obowiązek przygotowywania sprawozdań z każdego ze spotkań oraz bezpiecznego przechowywania wszystkich dokumentów związanych z działalnością organizacji.

8.FINANSE
8.1.Wszystkie fundusze należące do lub zebrane przez organizację muszą być wpłacane bezpośrednio na konto lub konta bankowe, obsługiwane w imieniu organizacji przez bank lub kasę oszczędnościową.
8.2.Wszystkie transakcje wymagają podpisu przynajmniej dwóch autoryzowanych sygnatariuszy, którzy nie mogą być w związku małżeńskim bądź być partnerami.
8.3.Żaden z członków Zarządu nie może zostać zatrudniony poprzez organizację lub uzyskać jakiejkolwiek płatności bądź innej finansowej korzyści z funduszy organizacji, za wyjątkiem uzasadnionych drobnych wydatków ponoszonych na cele organizacji.
8.4.Wszystkie fundusze należące do organizacji mogą być wykorzystane wyłącznie na realizację celów

9.ZMIANY W KONSTYTUCJI
Konstytucja może być zmieniana na jakimkolwiek z walnych zgromadzeń, jeśli zostanie to zadecydowane przez większość członków obecnych podczas głosowania. Nie mogą być jednak podjęte żadne fundamentalne zmiany w odniesieniu do:
9.1.Klauzuli 2 (Cele)
9.2.Klauzuli 9 (Ta klauzula)
9.3.Klauzuli 10 (Zamknięcie organizacji)

10.ZAKOŃCZENIE DZIAŁALNOŚCI ORGANIZACJI
10.1.Jeśli Zarząd zadecyduje, że konieczne jest zakończenie działalności organizacji, wówczas musi zostać zwołane walne zgromadzenie wszystkich członków i przedstawiona na nim wizja zakończenia działalności organizacji.
10.2.Jeśli większość z członków organizacji, obecnych na walnym zgromadzeniu, poprze w głosowaniu zakończenie działalności organizacji, wówczas zarząd na moc wypełnienia zapisu.
10.3.Jakiekolwiek aktywa pozostające po spłacie całych długów i obciążeń muszą zostać przekazane do jednej lub większej ilości organizacji działających na zasadzie wolontariatu lub zarejestrowanych organizacji charytatywnych z celami podobnymi do celów organizacji.